Arhiiv

Arhiivi dokumentide juurepääs ja kasutamise kord

Käskkiri nr APK-KK90/2020

 

1 ÜLDTINGIMUSED

1.1 Sihtasutus Arvo Pärdi Keskus (edaspidi: Arhiiv) korrastab Arvo Pärdi isiklikku arhiivi ja korraldab oma tegevust vastavalt Eesti Vabariigis kehtestatud valdkonda reguleerivatele õigusaktidele, sealhulgas vastavalt isikuandmete kaitse seadusele, Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusele ning autoriõiguse seadusele.

1.2 Arhiiv võib otsustada osaliselt või täielikult täiendavalt järgida teisi Eesti Vabariigis arhivaalide säilitamist ja arhiivide tegutsemist reguleerivaid õigusakte ja põhimõtteid, mis ei ole Arhiivi tegevusele õigusaktidest tulenevalt kohustuslikud ning teha need siduvaks Arhiivi kasutajatele ning töötajatele.

1.3 Arhiivi moodustavad säilikud. Käesolev Arhiivi dokumentide juurdepääsu ja kasutamise kord (edaspidi: Kord) sätestab tingimused Arhiivi säilikute juurdepääsule ja kasutamisele Arhiivi kasutajate ja töötajate poolt. Säilikutele ligipääs on piiratud vastavalt autoriõiguse, isikuandmete kaitse seadusele, Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusele ning arhiivimoodustaja ehk omaniku Arvo Pärdi, tulevikus pärija(te) otsusele.

1.4 Arhiivis talletatakse Arvo Pärdi ja tema perekonna isiklikke ja teoste loomisega seotud säilikuid: käsikirju, kirjavahetust, salvestisi, teadustekste, fotosid, esemeid jmt, seal hulgas on teiste füüsiliste- ning juriidiliste isikute loomingut, salvestisi jmt.

1.5 Arhiiv peab arhivaalide loetelu säilikutest, kategoriseerib need vastavalt ning määrab neile juurdepääsuõigused.

1.6 Arhiivi teenused on tasuta, välja arvatud need, mille osas on Arhiiv kehtestanud hinnakirja, sealhulgas paberkoopiate ning arhiivipäringute tegemine.

2 JUURDEPÄÄS

2.1 Arhiivile on juurdepääs järgnevatel isikutel:

2.1.1 Sihtasutus Arvo Pärdi Keskuse tavakülastajatel (edaspidi: Tavakülastaja);

2.1.2 Uurijatel, kes taotlevad säilikutele ligipääsu teadus- ja ajaloouuringute eesmärgil (edaspidi: Uurija);

2.1.3 Sihtasutus Arvo Pärdi Keskuse töötajatel vajaduspõhiselt ning seoses oma tööülesannete täitmisega.

2.2 Tavakülastaja ja Uurija saavad Arhiivi dokumente vaadata digitaalselt, raamatukogu lugemistubades olevates arvutites kasutajakeskkonna (edaspidi: Kasutajakeskkond) kaudu, vastavalt talle kehtivale juurdepääsu tasemele, nagu on viidatud allpool. Kasutajakeskkond ei ole ühenduses avaliku internetiga, info sellesse tuleb Arvo Pärdi Info Süsteemist (edaspidi: APIS).

2.3 Arhiiv kehtestab juurdepääsupiirangu säilikute sisule vastavalt kehtivale seadusandlusele ja omaniku soovile kolmes tasemes: suletud, piiratud ja avalik juurdepääs. Juurdepääs on fikseeritud ja kinnitatud eraldi käskkirjaga Arhiivi arhivaalide loetelus sarjade kaupa.

2.3.1 Suletud juurdepääs (APIS Tase I) puudutab (kolmandate isikute) tavalisi ja eriliiki isikuandmeid sisaldavaid ja omaniku soovil mitteavalikustatavaid säilikuid. Antud infole on juurdepääs omanikul ja Arhiivi töötajatel. Arhiivi töötajatel on konfidentsiaalse info mitteavalikustamise kohustus.

2.3.2 Piiratud juurdepääsuga (APIS Tase II) on mistahes muul põhjusel (näiteks autoriõigusest tulenevalt) kaitstud ning omaniku soovil piiratud ligipääsuga säilikud, millele on ligipääs ainult haridus- ja teadustöö (teadus- ja ajaloouuringud) eesmärgil.

2.3.3 Avalik juurdepääs (APIS Tase III) on kõigile metaandmetele ja eelpool loetletud piiranguteta säilikutele. Metaandmed on arhiivitähis, säiliku nimetus, loomise aeg, infokandja liik, säiliku asukoht arhiivis, kirjeldus.

2.4 Tavakülastajal on õigus ligi pääseda ainult APIS Tase III säilikutele Kasutajakeskkonna vahendusel.

2.5 Uurijal on õigus ligi pääseda APIS Tase III ja APIS Tase II säilikutele ning üldreeglina Kasutajakeskkonna vahendusel. APIS Tase II ehk piiratud juurdepääsuga dokumentidele on Uurijal juurdepääs peale vastava taotluse rahuldamist, Uurija kinnituse allkirjastamist ning registreerimist külastajate registris ja tingimusel, et Uurija on tutvunud ja nõustub järgima Korda ning muid viidatud dokumente ja suuliselt talle teatavaks tehtud piiranguid ning juhiseid, mida Arhiiv on Uurijale andnud.

2.6 Uurija poolt Uurija-staatuse saamine eeldab lisaks punktis 2.5 toodud dokumentide edastamisele/täitmisel ka Uurija registreerimist:

2.6.1 Uurijate registrisse märgitakse Uurija nimi, kontaktandmed, õppeasutus/amet, vajadusel tõenduskiri (väljastatud õppe- või teadusasutuse poolt), teadustöö nimi või uurimise eesmärk, koopiate väljastamine või mitte väljastamine ning nende edastamise viis, väljastaja ja aeg, Uurija-staatuse pikkusega seonduvad erisused;

2.6.2 Arhiivi arhivaaril on õigus vajadusel küsida täpsustavat tutvustust uurimistöö või varasemate tegevuste kohta. Taotluse esitamisel on Uurijal kohustus esitada enda kohta tõesed ja kehtivad andmed.

2.7 Arhiivil on õigus Uurija-staatuse andmine otsustada viivitusega. Üldreeglina vaatab Arhiiv Uurija mistahes dokumendid või taotlused läbi kuni 30 päeva jooksul. Uurijaga seotud dokumentide ettevalmistamiseks on Arhiivil õigus määrata täiendav tähtaeg.

2.8 Arhiivil ja/või omanikul on õigus otsustada Uurija-staatuse andmine, äravõtmine või Uurijaga seotud mistahes lisapiirangute või -tingimuste kehtestamine.

2.9 Uurija staatus kehtib üks (1) kalendriaasta alates taotluse rahuldamisest.

2.10 Uurijaga seotud dokumente, v.a. Uurijate registrit, säilitatakse kuni 3 aastat alates konkreetse Uurija Uurija-staatuse lõppemisele järgneva kalendriaasta algusest alates, eesmärgiga kaitsta Arhiivi võimalike nõuete eest kui ka olla valmis õigusnõudeid esitama.

2.11 Uurijate registrit säilitatakse 10-aastaste intervallide kaupa alates Arhiivi tegutsemise algusest.

3 ANALOOGKANDJAL ORIGINAALDOKUMENTIDE KASUTAMINE

3.1 Paber- või teistel analoogkandjal originaaldokumentidega töötamist piiratakse nende võimalikult pikaajalise säilitamise eesmärgil minimaalseks ja väljastatakse hoidlatest erandjuhtudel.

3.2 Paber- või teistel analoogkandjal dokumentidega töötamine on lubatud ainult Arhiivi töötajatel ning Uurijal. Uurija õigus paber- või teistel analoogkandjal dokumentidega töötamisele järgib 2. peatükis toodud põhimõtteid ehk lubatud on ligipääs Tase III ja Tase II säilikutele.

3.3 Uurija saab analoogkandjal (sh paberkandjal) originaaldokumentidega tutvuda ainult arhiivi töötajate töötoas järgnevatel tingimustel:

3.3.1 originaaldokumentidega töötamiseks tuleb esitada eraldiseisev taotlus, mida säilitatakse ja töödeldakse vastavalt 2. peatükis toodud tingimustele.

3.3.2 arhivaaril on õigus keelduda originaalide väljastamisest või piiratava korraga kätte antavate originaalide arvu;

3.3.3 originaaldokumente tuleb käsitada hoolsalt ja tasakaalukalt, kasutades kogu aja vältel kaitsekindaid;

3.3.4 originaaldokumentidega töötamisel on Uurijal keelatud kasutada enda märkmete tegemisel dokumente kahjustada võivaid kirjutus- vm vahendeid: harilikud, tindi- ja pastapliiatsid, sulepead, markerid, kustutusvahendid jne;

3.3.5 originaaldokumentide pildistamine või muul moel digikoopiate tegemine on keelatud.

3.4 Arhiivi töötaja saab originaaldokumente kasutada arhiivitöö tegemise eesmärgil nii, et säilikud ei saa kahjustada ja säilib neil olev info.

3.5 Uurija vastutab mistahes kahjude (nii varalise kui ka mittevaralise kahju) eest, mida ta materjalide kasutamisel tekitab ning hüvitab eelnimetatud kahjud Arhiivile täies ulatuses, sealhulgas säilikute taastamisega seotud kulud, õigusabikulu kui ka võimalikud ekspertide ning ekspertiisikulud kahjude ulatuse kindlakstegemiseks ning asendamisvõimaluste väljaselgitamiseks.

4 KOOPIATE VÄLJASTAMINE NING ÜLDISED KASUTUSPIIRANGUD

4.1 Uurijal on keelatud teha säilikust ise koopia mistahes vormis (sh digikoopia, pildistamine). Digi- ja analoogkoopiate väljastamise õigus on üksnes arhivaaril või tema asendajal.

4.2 Uurijal on võimalik saada koopiaid APIS Tase II ja APIS Tase III säilikutest. Uurija esitab säilikust koopia saamiseks kirjaliku soovi arhivaarile, milles kinnitab allkirjaga koopiate väljastamise taotlemist teadustööga seotud eesmärgil. Arhivaar lisab taotluse juurde märke säilikute kohta, mille koopia väljastati. Koopia väljastamise taotlust säilitatakse koos Uurijaga seotud dokumentidega.

4.3 Arhiivil on õigus keelduda koopiate väljastamisest mistahes põhjusel, arvestades seejuures säiliku mahtu ja väljavõtete tegemise võimalikkust. Arhiiv on mistahes koopiate tegemisel ja Uurija koopiate kasutamisel seotud autoriõigustest ning isikuandmete kaitsest tulenevate piirangutega, mida on käsitletud Korra peatükkides 5 ja 6. Sealhulgas teadvustab Uurija, et Arhiivil on kohustus katta koopiate tegemisel kinni säilikutes sisalduvad isikuandmed või mitte väljastada koopiaid säilikutest, mille väljastamine kahjustaks isikute eraelu ja selle puutumatust.

4.4 Uurijal on õigus kasutada Arhiivi säilikuid, sealhulgas nende koopiaid, ning neile antud ligipääse ainult keskusele avaldatud teadustöö eesmärgil ainult vastavalt Arhiivile esitatud eesmärkidel. Uurijal ei ole õigus jagada saadud infot, ligipääse ega koopiaid säilikutest kolmandatele isikutele.

4.5 Arhiivil on õigus piirata Uurija juurdepääsu dokumentidele, kui Uurija rikub Korda kui ka muid talle teatavaks tehtud tingimusi ja piiranguid. Arhiiv ei ole kohustatud eelnimetatud rikkumise korral Uurija suhtes rakendatavaid meetmeid Uurijale põhjendama.

4.6 Arhiivil on õigus ühepoolselt Korda ja teisi säilikuid puudutavaid dokumente ning korraldusi igal ajal muuta. Juhul, kui eelnimetatud dokumentide ja korralduste muutmine ei ole tingitud kiireloomulisest vajadusest tagada säilikute säilimine ning kaitse, siis annab Arhiiv Uurijatele mõistliku etteteavituse Korra muutumisest. Muudatused Korras tehakse Uurijatele teatavaks kasutades Korra punktis 2.6.1 Arhiivile teatavaks tehtud kontaktandmeid, Arhiivis kohapeal või Kasutajakeskkonnas.

4.7 Sõltumata punktis 4.5 sätestatust on Arhiivi töötajatel igal ajal ning vahetult õigus anda Uurijatele suuliselt korraldusi säilikutega ümberkäimiseks ning käitumiseks Arhiivi territooriumil ning Uurijad on kohustatud eelnimetatud korraldusi järgima.

4.8 Arhiivihoidlate kasutamise kord on reguleeritud eraldi dokumendis.

5 AUTORIÕIGUSTEST TULENEVAD PIIRANGUD NING SEOTUD KOHUSTUSED

5.1 Uurijad ning Arhiivi töötajad teadvustavad, et Arhiivi koosseisu kuuluvad autoriõigusega kaitstavad säilikud ehk teosed. Uurijad ning töötajad peavad eeldama, et säilik on autoriõigusega kaitstud. Teosteks on mitte ainult heliteosed, sh heliteoste algversioonid, vaid ka mistahes muud ja ükskõik kelle loometegevuse tulemused, sealhulgas ja mitte ainult kontsertide ning ürituste kajastused, kommentaarid, helilooja tsitaadid ja mõtteavaldused, teose loomislood, audiovisuaalsed teosed, fotod jms.

5.2 Arhiivis sisalduvate säilikute autoriõigused kuuluvad nende autoritele või autoriõiguste omajatele. Uurijale kättesaadavaks tehtavad autoriõiguste kaitsega piiratud failid varustatakse Arhiivi vesimärgiga või kaitstakse lisamärgistusega muul moel.

5.3 Arhiiv ja Uurija lähtuvad teoste kasutamisel järgnevatest põhimõtetest:

5.3.1 teoste kasutamine ei tohi olla vastuolus teose tavapärase kasutamisega, mistõttu ei tohi teost eemaldada oma tavapärasest vormist või kasutada seda ettenägematul kujul;

5.3.2 teose kasutamine ei tohi kahjustada põhjendamatult teoste autorite seaduslikke huve ehk peab jääma käesolevas Korras lubatud piiridesse;

5.3.3 teos tehakse kättesaadavaks Uurija tellimusel kohapeal eriseadme kaudu, näiteks Kasutuskeskkonnas või individuaalseks kasutamiseks vastavalt käesoleva Korra 3. peatükile;

5.3.4 mistahes kasutamine ei tohi aset leida ärilisel eesmärgil.

5.4 Heli- või pildimaterjali kasutamise korral tuleb lisaks autori ja helisalvestise tegija õigustele arvestada fotol kujutatud isiku õigustega. Fotol või heli- või videosalvestisel jäädvustatud isiku nime ja kujutise kasutamine eeldab üldjuhul isiku nõusolekut. Kui näiteks foto, heli- või muu pildimaterjalina isiku jäädvustamine on tehtud avalikel üritustel, siis ei ole isiku nõusolek tema nime ja kujutise kasutamiseks vajalik juhul, kui isik võis mõistlikult eeldada, et üritus jäädvustatakse avalikustamise eesmärgil.

5.5 Uurija on piiratud teoste kasutamisega teaduslikel eesmärkidel olles kohustatud arvestama järgnevate piirangutega:

5.5.1 Uurija on kohustatud ära näitama teose autori nime, kui see on teosel näidatud, teose nimetuse ning avaldamisallika, kasutades korrektset viitamissüsteemi;

5.5.2 teose tsiteerimine ja refereerimine võib toimuda motiveeritud mahus, järgides refereeritava või tsiteeritava teose kui terviku mõtte õige edasiandmise kohustust;

5.5.3 haridus- ja teadusasutus, mida Uurija esindab, ei taotle oma tegevuses ärilisi eesmärke.

5.6 Omaniku teose osa või terviku, visandi või mõtete kasutamiseks publitseerimise eesmärgil, tuleb Arhiivilt taotleda eraldiseisev kirjalik luba. Loaga seotud dokumentatsiooni säilitab Arhiiv kuni vastava teose autoriõiguste kaitse lõpuni.

5.7 Uurija kohustub Arhiivile andma tasuta koopia publikatsioonist (teadustöö, uurimistöö, artikkel jmt), mille valmimiseks on kasutatud Arhiivi säilikuid. Koopia puhul annab Uurija Arhiivile tasuta lihtlitsentsi vastava koopia kasutamiseks Arhiivi poolt seatud mitteärilistel eesmärkidel Arhiivis ja Arhiivi dokumendihaldussüsteemides, sh digiteerimiseks, digitaalseks säilitamiseks ning üldsusele suunamiseks. Litsents kehtib Euroopa Liidu territooriumil kuni vastava publikatsiooni autoriõiguste kehtivuse lõpuni. Arhiivil on õigus Uurijalt nõuda eelnimetatud tingimustel litsentsilepingu sõlmimist eraldiseisva dokumendina.

5.8 Juhul, kui mistahes teose autor nõuab Arhiivilt säilikuna oleva teose kättesaadavuse piiramist, kohustub Arhiiv jätma vastava säiliku ainult Arhiivi omaniku isiklikuks kasutamiseks. Juhul, kui vastav teos on kättesaadavaks tehtud Uurijale, kommunikeerib Arhiiv vastava piirangu seadmise ka talle ning Uurija kohustub seda koheselt järgima, sh loovutama Arhiivile vastava teose koopiad.

5.9 Uurija võib märkmete tegemiseks kasutada oma arvutit, keelatud on mistahes vahenditega säilikute pildistamine, salvestamine või muul moel koopia tegemine. Uurijal on võimalik taotleda koopiate väljastamist vastavalt Korra peatükile 4.

6 ISIKUANDMETE KAITSE NING SEOTUD PIIRANGUD 

6.1 Arhiivis olevad säilikud ning nendega seonduv informatsioon registreeritakse ainult Arhiivi töötajatele ligipääsetavad APIS sisestuskeskkonnas.

6.2 Arhiiv tugineb eraõigusliku arhiivina säilikutes sisalduvate isikuandmete töötlemise toimingutes teadus- ja ajaloouuringute erandile. Isikuandmeid sisaldavate säilikute Uurijatele kättesaadavaks tegemine leiab aset eelnimetatud eesmärgil ning Uurijatel on keelatud nimetatud andmeid töödelda mistahes muul eesmärgil.

6.3 Uurijad ja Arhiivi töötajad on kohustatud isikuandmeid sisalduvate säilikute töötlemisel järgima kõiki Euroopa Liidu isikuandmete üldmääruse põhimõtteid. Uurijad peavad silmas, et Uurija näol on tegemist eraldiseisvate vastutavate töötlejatega üldmääruse mõttes.

6.4 Arhiiv võtab tarvitusele tehnilised ning korralduslikud meetmed tagamaks säilikutes sisalduvate isikuandmete kaitse, sealhulgas võimalusel:

6.4.1 Varjab ning katab säilikutes olevad isikuandmed enne vastavate säilikute kättesaadavaks tegemist Uurijale, v.a. juhul, kui pärast tuvastamist võimaldavate andmete eemaldamist ei ole andmetöötluse eesmärgid enam saavutatavad või neid oleks ebamõistlikult raske saavutada;

6.4.2 Varjab ning katab säilikutes olevad isikuandmed enne originaaldokumentidest koopiate tegemist Uurijale.

6.5 Säilikud, mis sisaldavad isikuandmeid hoitakse alati juurdepääsupiirangute tasemel APIS Tase II ning APIS Tase I.

6.6 Käeolevaga piirab Arhiiv säilikutes sisalduvate isikuandmete suhtes andmesubjektide järgnevate õiguste teostamist, kuivõrd nende õiguste teostamine tõenäoliselt muudab võimatuks teadus- või ajaloouuringu või riikliku statistika eesmärgi saavutamise või takistab seda oluliselt: õigused, mis tulenevad Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse artiklitest 15, 16, 18 ja 21.

6.7 Arhiiv võtab vastu andmesubjektide taotlusi andmesubjektide õiguste teostamiseks, sh ka punktis 6.6 toodud õiguste teostamiseks, kuid ei saa tagada nende täitmist, mistõttu tegeleb Arhiiv iga taotlusega individuaalselt, näiteks:

6.7.1 teatud tingimustel on võimalik Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse artiklist 15 tuleneva andmetega tutvumise õiguse teostamine ulatuses, milles Arhiivil on teadmine vastavatest andmetest;

6.7.2 teatud tingimustel on võimalik Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse artiklist 16 tuleneva isikuandmete parandamisõiguse teostamine, näiteks läbi selgitava või parandava avalduse lisamise säilikule, milles andmesubjekt selgitab ning parandab esitatud isikuandmeid ilma originaalsäilikut kahjustamata.

23. detsembrist kuni 1. jaanuarini on keskus suletud.

Pood